Czy można zarabiać poniżej płacy minimalnej? Przepisy a umowa zlecenie

Analiza polskiego systemu prawnego dotycząca minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej dla umów zlecenia pokazuje złożoność i różnorodność mechanizmów ochrony pracowniczej. System ten różnicuje ochronę w zależności od rodzaju zawartej umowy – umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna.

W przypadku umów o pracę obowiązuje absolutny zakaz wypłacania wynagrodzenia poniżej ustalonej płacy minimalnej, która od 1 stycznia 2025 roku wynosi 4666 zł brutto.

Dla umów zlecenia oraz innych umów cywilnoprawnych wprowadzono niezależny mechanizm ochrony w postaci minimalnej stawki godzinowej wynoszącej od 2025 roku 30,50 zł brutto. Ten system odpowiada na praktyki obchodzenia przepisów o płacy minimalnej i zapewnia godne warunki pracy wszystkim zatrudnionym niezależnie od typu umowy.

Nieprzestrzeganie tych regulacji skutkuje wysokimi karami finansowymi nakładanymi przez Państwową Inspekcję Pracy, sięgającymi nawet 50 tysięcy złotych, a planowane zmiany przewidują dalsze zaostrzenie sankcji.

Prawne podstawy płacy minimalnej w umowach o pracę

Minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce gwarantuje ustawa z dnia 10 października 2002 roku. Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego na pełen etat nigdy nie może być niższa niż aktualna płaca minimalna. Przepis ma charakter bezwzględnie obowiązujący – żadna umowa czy porozumienie nie może przewidywać niższego wynagrodzenia.

W 2025 roku płaca minimalna to 4666 zł brutto miesięcznie, co daje około 3511 zł netto po odliczeniu składek i podatku.

Do kwoty minimalnej zalicza się różne składniki wynagrodzenia, a nie tylko wynagrodzenie zasadnicze z umowy. Pozwala to na elastyczne kształtowanie struktury wynagrodzenia, jednak suma wszystkich składników musi wynosić minimum 4666 zł brutto.

Określone kategorie świadczeń nie są wliczane do minimalnego wynagrodzenia. Należą do nich:

• nagrody jubileuszowe,
• odprawy pieniężne z tytułu przejścia na emeryturę lub rentę,
• wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dodatek za pracę w porze nocnej,
• dodatek za staż pracy.

Zasada ta zapewnia, że minimalna płaca stanowi gwarancję za wykonywanie podstawowych obowiązków pracowniczych, a nie świadczeń dodatkowych.

Dla pracowników zatrudnionych na część etatu minimalna płaca ustalana jest proporcjonalnie do liczby godzin pracy w miesiącu, np.:

• pół etatu – 2333 zł brutto,
• jedna czwarta etatu – 1166,50 zł brutto.

Takie rozwiązanie gwarantuje sprawiedliwe traktowanie niezależnie od wymiaru etatu.

Minimalna stawka godzinowa w umowach zlecenia

Od 2017 roku osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych chronione są poprzez minimalną stawkę godzinową. Regulacja dotyczy:

• umów zlecenia,
• umów o świadczenie usług,
• innych kontraktów, w których obowiązuje reżim zlecenia cywilnego.

W 2025 roku minimalna stawka godzinowa wynosi 30,50 zł brutto i rośnie zgodnie z podwyżkami płacy minimalnej. Wynagrodzenie musi być ustalone w taki sposób, by za każdą przepracowaną godzinę osoba otrzymywała przynajmniej minimalną stawkę określoną w przepisach.

Obliczenia netto pokazują realną siłę nabywczą tych stawek:

• stawka netto ze składką chorobową – ok. 23,94 zł,
• stawka netto bez składki chorobowej – ok. 24,62 zł,
• średnia godzinowa netto przy 168 godzinach miesięcznie – ok. 22,03 zł.

Nie we wszystkich przypadkach stosuje się wymóg minimalnej stawki godzinowej, oto wyjątki:

• osoby samodzielnie decydujące o miejscu, czasie pracy i otrzymujące wynagrodzenie prowizyjne,
• umowy opiekuńcze dotyczące prowadzenia rodzinnego domu pomocy,
• opieka nad dzieckiem w pieczy zastępczej,
• opieka nad dziećmi podczas wycieczek trwających dłużej niż jeden dzień.

Stawka minimalna jest obowiązkiem bezwzględnym i nie może być przedmiotem negocjacji między stronami.

W przypadku wspólnego wykonania zlecenia przez kilka osób, minimalna stawka dotyczy każdej osoby z osobna.

Podstawowe różnice: umowa o pracę vs umowa zlecenia

Różne mechanizmy ochrony wynagrodzeń wynikają z odmienności typów umów. Podstawowe różnice dotyczą:

• umowa o pracę – gwarancja płacy minimalnej miesięcznej i wszystkich świadczeń pracowniczych,
• umowa zlecenie – minimalna stawka godzinowa bez gwarancji miesięcznego wynagrodzenia,
• model B2B (działalność gospodarcza) – brak ustawowej płacy minimalnej, wynagrodzenie według ustaleń stron.

Minimalna stawka godzinowa brutto dla umów o pracę wynosi od 25,36 zł do 32,40 zł (w zależności od miesiąca), co przekłada się na 19,08–24,38 zł netto.

W przypadku umowy o pracę pracodawca ma obowiązek wyrównania całości wynagrodzenia do minimum 4666 zł brutto. W umowie zlecenia taki obowiązek nie występuje – wynagrodzenie uzależnione jest od liczby przepracowanych godzin.

W obu przypadkach od wynagrodzenia odprowadzany jest podatek PIT 12% (po przekroczeniu 30 000 zł progu wolnego). Składka chorobowa dla zleceniobiorców jest dobrowolna, co wpływa na różnice w wynagrodzeniu netto i świadczeniach w razie choroby.

Przedsiębiorcy na B2B samodzielnie wybierają formę opodatkowania oraz decydują o stawkach – nie podlegają regulacjom o minimum płacowym.

Wyjątki oraz przypadki szczególne

Zasady minimalnego wynagrodzenia mają wyjątki, które związane są z typem zatrudnienia albo okolicznościami wykonania pracy:

• pracownicy niepełnoetatowi – proporcjonalne wyliczenie minimalnego wynagrodzenia,
• stażyści/praktykanci – mogą otrzymać niższą stawkę, jeśli regulują to osobne przepisy,
• sytuacje siły wyższej lub niewypłacalności pracodawcy – mogą prowadzić do czasowego niewypłacania pełnych wynagrodzeń,
• zamówienia publiczne – obowiązkowe stosowanie minimalnej stawki godzinowej także przez wykonawców publicznych kontraktów,
• branże o specjalnych warunkach (rolnictwo, rybołówstwo) – alternatywne metody kalkulowania wynagrodzeń.

W każdym przypadku sumaryczny dochód pracownika nie powinien być niższy od minimalnego wynagrodzenia za rzeczywiście przepracowany czas.

Konsekwencje naruszeń obowiązku wypłaty minimalnego wynagrodzenia

Naruszenie prawa o minimalnym wynagrodzeniu grozi surowymi karami finansowymi. Sankcje obejmują:

• mandaty karne od Państwowej Inspekcji Pracy – od 1000 do 2000 zł; recydywa – do 5000 zł,
• grzywny za naruszenie Kodeksu pracy – od 1000 do 30 000 zł, z możliwością szybkiego nakazu wyrównania pensji,
• projektowane zaostrzenie kar – zapowiedzi podwyższenia maksymalnych grzywien nawet do 50 000 zł w przypadku rażących naruszeń.

W projekcie nowelizacji przewidziano, że wynagrodzenie musi zostać wypłacone najpóźniej w ciągu 10 dni od zakończenia miesiąca kalendarzowego.

Pracownikom przysługuje prawo do dochodzenia swoich roszczeń przed sądem pracy. W przypadku wygranej – pracodawca oprócz wyrównania płacy pokrywa również koszty procesu i odsetki. Orzecznictwo sądowe konsekwentnie stoi po stronie pracowników w sporach dotyczących wynagrodzenia minimalnego.

Standardowa ścieżka dochodzenia praw wygląda następująco:

1. rozmowa z pracodawcą,
2. zgłoszenie sprawy do Państwowej Inspekcji Pracy,
3. wystąpienie do sądu pracy.

Kontrola stosowania minimalnego wynagrodzenia – rola Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) jest głównym organem kontrolującym przestrzeganie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu. Do kluczowych zadań PIP należą:

• analiza dokumentów kadrowo-płacowych,
• weryfikacja wypłat pod kątem zgodności z wymogami prawa,
• szczególna kontrola rozliczania części etatu i umów zlecenia.

W 2024 roku przeprowadzono ponad 15 tys. kontroli, ujawniając liczne nieprawidłowości, zwłaszcza w mikrofirmach (do 9 osób). Im większa skala zatrudnienia, tym rzadziej występują nieprawidłowości – duże firmy dysponują odpowiednią obsługą płacową i kadrową.

PIP nakłada mandaty, wydaje nakazy usunięcia naruszeń i kieruje sprawy do prokuratury w rażących przypadkach. Dodatkowo prowadzi działalność edukacyjną – kampanie informacyjne, poradniki i szkolenia (szczególnie dla małych firm).

Planowane nowe regulacje oraz trendy europejskie

W 2025 roku planowane są zmiany uwzględniające Dyrektywę UE dotyczącą płacy minimalnej. Najważniejsze nowości to:

• wynagrodzenie zasadnicze nie będzie mogło być niższe od płacy minimalnej,
• zaostrzenie kar za niewypłacanie wynagrodzenia przez minimum trzy miesiące – grzywny do 50 tys. zł,
• precyzyjne terminy wypłat wynagrodzeń i obowiązek odsetek za zwłokę,
• automatyczna waloryzacja płacy minimalnej powiązana ze wskaźnikami ekonomicznymi (inflacja, wydajność pracy).

Celem tych regulacji jest utrzymanie siły nabywczej wynagrodzenia minimalnego i jego skuteczniejsza ochrona w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu.

Wpływ międzynarodowych trendów na polskie prawo

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2041 nakłada na państwa obowiązek zapewnienia godziwego poziomu życia przez adekwatne wynagrodzenie minimalne. Trendy europejskie kładą nacisk na:

• przejrzystość ustalania i waloryzowania płacy minimalnej,
• jasne kryteria ekonomiczne i społeczne,
• ujednolicenie ochrony dla różnych typów umów,
• dostosowanie prawa do wyzwań cyfrowej gospodarki i pracy na platformach cyfrowych.

Wprowadzenie minimalnej stawki godzinowej dla umów zlecenia już w 2017 roku w Polsce wyprzedziło unijne standardy i stanowi punkt odniesienia dla innych państw.

Rekomendacje dla systemu płacy minimalnej i przyszły rozwój

Na podstawie kompleksowej analizy polskiego systemu minimalnego wynagrodzenia rekomenduje się:

• regularne monitorowanie skuteczności przepisów,
• rozszerzenie ochrony na nowe grupy, m.in. pracowników cyfrowych platform,
• wzmacnianie działań edukacyjnych, zwłaszcza wśród małych przedsiębiorców,
• digitalizację procesów kadrowych jako wsparcie dla prawidłowego stosowania prawa.

Polskie doświadczenia legislacyjne mogą stać się inspiracją dla europejskich regulacji. Kierunek rozwoju powinien uwzględniać aktualne trendy międzynarodowe oraz specyfikę krajowego rynku pracy.